为进一步确保本届院运动会的顺利进行，作物学院于11月3日晚在作物楼107室召开第四届田径运动会安全动员会。会议由辅导员黄智胜主持，各班班长参加了会议。

    会上，黄智胜着重强调了运动会上的安全问题以及突发情况的应急办法。他详细阐述了运动会期间注意的安全细节，如投掷区的注意事项、运动场上的自我保护等，还就院救护点的设置，院红十字会的联系方式等进行了具体说明，并要求各班长做好安全宣传工作，组织好当天的秩序。随后，他对运动会的后勤安排与评奖评优等问题作了阐释。

    最后，体育部部长刘祖元就本次院运会中的帐篷、桌子等物品需求事宜作了说明，并宣读了参赛运动员的体检情况。